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Dois gigantes da inovação dão dicas de como começar a explorar novas ideias em escritórios de Advocacia com processos, metodologias e automação

Já é sabido que inovação passa pelos campos do comportamento organizacional, tecnologias, sistemas, transformação digital, mas principalmente novas ideias em relação à gestão e relacionamento com o cliente e parceiros. Mas o que muitos ainda não sabem é: como começar a inovar? Como sair da inércia organizacional e implantar novos processos de trabalho para alcançar melhores resultados nos negócios?

A Advocacia é uma área considerada tradicional. Entretanto, durante a 2ª Jornada da Inovação Jurídica, promovida pela Preâmbulo Tech, entre os dias 13 e 17 de dezembro, ficou claro que inovação não é sair da zona de conforto e deixar de fazer o trabalho como vem sendo feito, mas sim usar a expertise do conhecimento, da experiência e da carteira de clientes a seu favor para atender melhor, com mais agilidade, mais estratégica e menos operacional. Fato é que as oportunidades e desafios são exatamente os mesmos para pequenos, médios e grandes escritórios, pois as ferramentas e metodologias custam hoje valores acessíveis para aquisição e implantações bastante simples.

Eduardo Carboni Tardelli, CEO da upLexis, empresa brasileira de tecnologia líder no mercado de soluções de big data para risco e compliance, explica que em um cenário de muitos advogados é preciso inovar. “Para se ter uma ideia o curso de Direito é o que mais forma no Brasil, atualmente. Por isso, a Advocacia 4.0 deve ser vista como uma oportunidade para a melhoria da gestão jurídica em todo o Brasil”, diz.

A tendência, segundo ele, é o ‘Legal Operations’ (Legal Ops) como possibilidade de transformação digital nos escritórios de Advocacia. Para quem ainda não está familiarizado com o termo, trata-se da consolidação dos fluxos de atividades fundamentais para o funcionamento do escritório ou departamentos jurídicos, deixando com o jurídico apenas o que for da esfera legal. “Ou seja, automatizar os processos via robôs e inovar constantemente em todos os demais campos, promovendo interação e integração das equipes, incorporando os projetos, e implantando sistemas de gerenciamento de processos”, explica.

Para isso, é preciso primeiro observar o nível de maturidade de cada escritório ou departamento, para começar a inovação passo a passo. O início deve ser feito a partir do que se tem hoje, observando o nível da organização: se é iniciante, se possui algum controle, se os fluxos de tarefas são automatizados ou manuais, se existe sistema de gerenciamento, se há alguma forma de eliminar trabalhos manuais, e quais os critérios que usa para ouvir os clientes e colaboradores. Com esse diagnóstico, pode-se observar quais são as necessidades de melhorias de gestão do escritório e o nível de maturidade em Legal Ops, e desenhar um plano de inovação e aperfeiçoamento constante e gradativo.

Tardelli explica que a mentalidade e a vontade de inovar já é o início para que o advogado possa explorar novas ideias e conceitos. Mas, pensando nas tendências mundiais do setor, algumas dicas de habilidades para o novo profissional da Advocacia são: alinhamento funcional cruzado (gestão de talentos); governança da informação; planejamento estratégico; gestão do conhecimento; administração financeira; suporte de contencioso; tecnologias e processos; design organizacional; entrega de serviços; análise de dados; comunicações e vendas.

Além disso, a máxima de olhar com os óculos do cliente nunca fez tanto sentido, já que a experiência do cliente está entre as práticas de Legal Ops capazes de gerar resultados exponenciais. Fernanda Matos, diretora de Operações e Head de CX no The Legal Hub, e consultora de CX na ÉOS Inovação na advocacia, afirma que 80% dos clientes acham que a experiência é tão importante quanto o produto ou serviço contratado. “Por isso que é decisivo observar que as metodologias existem para gerar benefícios nessa jornada”, ressalta.

O Customer Experience (CX) é uma metodologia que observa o escritório na visão do cliente, de indicação, retenção até expansão. “Produtos e serviços podem ser copiados, mas as relações humanas jamais. Por isso, para oportunizar uma experiência que garanta o sucesso do cliente, as dicas são: seja claro, explique, evite o juridiquês, esteja disponível para tirar as dúvidas e mantenha o cliente informado. Aplique visual law, fazendo com que os documentos jurídicos se tornem mais compreensíveis para todos. Seja rápido nos retornos, isso causa boa impressão, lembrando que atendimento personalizado gera valor para o negócio”, acrescenta.

A satisfação do cliente pode ser mensurada em métricas, por exemplo. Todavia, para fortalecer esse relacionamento e fidelizar o cliente, o escritório pode melhorar todos os pontos de contato desse cliente com a empresa, seja pelo telefone, redes sociais ou no atendimento pessoal. “Consumidores estão cada vez mais exigentes e com mais autonomia. Sendo assim, os escritórios que aprimorarem as suas habilidades de relacionamento e experiência do cliente conseguirão aumentar as chances de serem escolhidos e fidelizados”, conta Fernanda.

Na Preâmbulo Tech, por exemplo, a fidelização começa dentro de casa, com uma gestão altamente dedicada a construir relações de proximidade e capacitadas a atender cada vez melhor o usuário dos sistemas. “Nosso papel é criar soluções para facilitar a rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos das organizações parceiras. Por isso, nós acreditamos que esse passo começa dentro de casa. Além disso, pensamos também que ao compartilhar boas práticas, soluções inovadoras e tendências de mercado, estamos criando valor para todo o ecossistema da Advocacia, fomentando um mercado mais preparado e mais unido. Essa contribuição também é feita por meio de eventos como a Jornada da Inovação Jurídica, em que colegas e parceiros podem obter e oferecer dados e informações de forma gratuita, cooperando e colaborando entre si”, afirma Andréia Andreatta, diretora Comercial e de Marketing da Preâmbulo Tech.
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