Falta pouco para o início de testes em novos campos da nota fiscal eletrônica

A partir de julho, empresas poderão validar campos referentes à alíquota dos impostos decorrentes da Reforma Tributária, a regras automáticas de rejeição e a códigos padronizados que indicam a base legal de incentivos fiscais

Em menos de um mês as empresas poderão iniciar os testes de emissão da nota fiscal eletrônica, com o leiaute que vai viabilizar a cobrança dos impostos criados pela Reforma Tributária. O cronograma do governo federal indica que, a partir de 1º de julho, os contribuintes comecem a fazer as validações em ambiente de homologação, no intuito de identificar e corrigir falhas. A partir de 1º de outubro, a emissão em ambiente de produção estará liberada e, em janeiro de 2026, o uso das novas regras será obrigatório. A mudança ocorre porque a Reforma Tributária do Consumo, aprovada em 2023, prevê a substituição de cinco tributos atuais por três, a partir de 2026. O ICMS (estadual) e o ISS (municipal) darão lugar ao IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), enquanto o PIS e a Cofins (federais) serão unificados na CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). Também está prevista a criação do IS (Imposto Seletivo), que incidirá sobre produtos considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente. Para tanto, a Receita Federal publicou em abril a Nota Técnica 2025.002, que define entre outros pontos os campos obrigatórios para informar IBS, CBS e IS em documentos fiscais eletrônicos. Esses campos passarão a integrar a NF-e (usada, por exemplo, nas vendas entre empresas) e a NFC-e (emitida no varejo para o consumidor final). “O novo leiaute da nota fiscal representa o ponto de partida da reforma no dia a dia das empresas. Ela antecipa o modelo tributário que ainda levará alguns anos para ser plenamente implantado, mas que já começa a se materializar por meio da documentação fiscal”, afirma Cristopher Padilla, analista técnico da área fiscal da Econet Editora. Como funciona a estrutura por trás da nova nota fiscal O exemplo de um supermercado facilita entender a mudança. Quando o cliente passa os produtos no caixa, uma nota fiscal é emitida. Por trás desse processo, há sistemas que precisam ser atualizados com os novos campos exigidos pela Reforma Tributária. São softwares usados por supermercados, farmácias, postos de combustíveis, lojas, outros comércios e demais empresas, que devem estar adaptados a partir de julho para os testes dos contribuintes. Empreendimentos que utilizam esses sistemas precisam verificar a conformidade com as novas exigências e treinar suas equipes até 30 de setembro. “A partir desse momento, os novos campos estarão em vigor. Mesmo que ainda não sejam obrigatórios, estarão disponíveis para uso”, explica Padilla. A obrigatoriedade entra em vigor em 1º de janeiro de 2026, com exigência de alíquotas mínimas, como o IBS estadual de 0,1%. Notas fora do padrão poderão ser rejeitadas. Para quem atua no caixa, pouco muda. A principal diferença está na retaguarda. “Com os novos campos, o documento fiscal vai destacar de forma mais clara os tributos incidentes, já que agora serão calculados por fora”, diz Padilla. Ele explica que o valor dos novos tributos imposto será obtido, em regras gerais, pela multiplicação direta da alíquota pelo valor da operação, o que deve facilitar a visualização do consumidor sobre quanto está pagando de tributo. Validações automáticas travam emissão de nota com falhas nos dados Além dos campos para a inclusão das alíquotas dos novos impostos, a Nota Técnica 2025.002 introduz a implementação de validações automáticas nos sistemas emissores de nota fiscal para os novos tributos. Em outras palavras, isso significa que os sistemas conectados às Secretarias de Fazenda (Sefaz) irão impedir a emissão de documentos fiscais com informações incoerentes, devolvendo automaticamente uma rejeição ao contribuinte. Cristopher Padilla explica que as validações funcionam como travas programadas para garantir consistência entre os dados. “Esses mecanismos transferem ao sistema uma etapa que antigamente dependia de auditoria posterior, exigindo agora maior atenção na configuração dos programas e no preenchimento das notas pelos contribuintes”, complementa. Por exemplo, se um contribuinte declarar um valor total de IBS que não corresponde à soma das parcelas estadual e municipal, por exemplo, a nota será recusada. Neste caso, o sistema retornará a rejeição de código 1085. Uma curiosidade é que, com a ampliação do número de regras, os códigos de rejeição também mudaram. O que antes era representado por três dígitos passa a ter quatro, para acomodar as novas exigências trazidas pela Reforma Tributária. Vai ficar mais fácil anular um débito Com a entrada dos novos tributos, a emissão de documentos fiscais passará a incorporar ajustes tributários por meio de notas que serão emitidas com duas novas finalidades: crédito e débito, específicas para IBS e CBS. A proposta é permitir que, em situações previstas na legislação desses tributos que necessitem de correções de valores, o contribuinte consiga anular um débito ou um crédito registrado por meio do documento fiscal. “Esse novo modelo confere mais flexibilidade e racionalidade à documentação fiscal, ao permitir que o contribuinte corrija operações sem depender de autorizações específicas, burocracias administrativas ou legislações estaduais diversas”, avalia o analista técnico da área fiscal da Econet Editora. Os novos tributos também terão campo para informar base legal de incentivos Um dos principais gargalos no preenchimento de notas fiscais na atualidade é a ausência de um padrão para informar a base legal que justifique isenções, imunidades ou tratamentos tributários diferenciados. Contudo, a Nota Técnica 2025.002 introduziu um campo para indicar os códigos vinculados diretamente às normas legais correspondentes — conforme previsto na tabela nacional de classificação tributária do Informe Técnico 2024.001. Essa sistemática já é adotada nos estados do Paraná, Rio de Janeiro, Espírito Santo, Goiás, Santa Catarina, Distrito Federal e Rio Grande do Sul, no caso do ICMS com o Código de Benefício Fiscal (cBenef). Mas, agora, com a padronização promovida em nível nacional, esse controle passa a ser sistêmico para todos os tributos, incluindo os criados pela reforma. “Se o sistema passa a validar o enquadramento no momento da emissão, o próprio contribuinte já corrige antes de enviar a nota. Isso reduz erros e melhora o controle fiscal”, complementa Padilla.